Intelligenza artificiale nel procurement: come l'AI sta trasformando acquisti, onboarding e supply chain

L’intelligenza artificiale cambierà molti schemi di business

L’introduzione di una nuova tecnologia dirompente non è mai senza conseguenze. E l’intelligenza artificiale non sfugge a questo destino. Come sempre avviene quando si affaccia un cambiamento annunciato, si mischiano speranze, paure, e anche una buona dose di fuffa. Quello che è certo, però, è che quando sarà passata l’onda di hype, di eccitazione febbrile che accompagna l’evoluzione dei modelli di intelligenza artificiale generativa, quello che rimarrà risulterà sufficiente a cambiare molti degli schemi di business utilizzati oggi.

L’onboarding digitale diventa un asset strategico

Anche perché l’Intelligenza artificiale non è solo la creazione di immagini o filmati, di scorciatoie per fare i compiti scolastici o di oracolo per i più sprovveduti. Anzi, molti degli aspetti che incideranno di più sul business sono assolutamente invisibili. È il caso, per esempio, dell’onboarding, termine che si utilizza spesso per indicare il processo di inserimento e accoglienza dei nuovi dipendenti.

Dato che molte attività, comprese l’edilizia e la distribuzione di materiali, faticano a individuare nuove forze capaci di prendere il posto dei dipendenti pensionandi o pensionati, questa funzione è fondamentale per trasmettere la cultura aziendale, formare sulle mansioni e accelerare la produttività. Include orientamento, formazione e integrazione sociale, spesso iniziando con il preboarding prima del primo giorno per aumentare la retention, cioè le strategie aziendali per trattenere i dipendenti.

Ma, in realtà, un altro obiettivo dell’onboarding è quello legato ai clienti, fondamentale per aumentare la profittabilità, costruire fedeltà al marchio e ridurre i costi di acquisizione. Oppure di semplice legittimazione, una specie di patente che abilita l’accesso ad alcune attività, per esempio nel procurement pilotato dall’intelligenza artificiale.

Il trend dell’agent-to-agent commerce

L’utilizzo dell’Intelligenza artificiale apre anche altri scenari, che oggi sembrano improbabili e che, invece, stanno già prendendo piede. Come per il processo agent-to-agent: in sostanza, soggetti virtuali che prendono decisioni e agiscono interfacciandosi con altri individui robotici. Fantascienza? Non troppo.

Max Pellegrini, amministratore delegato di Namirial, azienda specializzata in soluzioni software e servizi fiduciari digitali, tra cui firma digitale, posta elettronica certificata, recapito certificato qualificato, sostiene che entro il 2030 il 15% del commercio mondiale sarà agent-to-agent. In sostanza, una bella fetta di transazioni non passerà più dal clic di un essere umano, ma da sistemi software automatici capaci di individuare, negoziare, acquistare.

Come agiscono gli agenti AI nel procurement

Un distributore di materiali per edilizia, per esempio, potrebbe istruire facilmente un agente virtuale incaricato di ricomporre i prodotti di un magazzino, controllato sempre dall’Intelligenza artificiale, per evitare out of stock, cioè di rimanere con lo scaffale vuoto. Questo agente potrebbe in autonomia, naturalmente secondo le istruzioni ricevute, preoccuparsi di scegliere i materiali in via di esaurimento a un dato prezzo. Magari cercando sul mercato chi lo può fornire al costo minore.

Allo stesso modo, un’impresa di costruzioni può ordinare al proprio agente artificiale di procurare all’azienda il materiale necessario, magari senza neppure specificare di quale tipo, se il progetto è stato concepito con il Bim.

Sicurezza e identità digitale: il vero nodo degli agenti autonomi

Comodo, no? Ma si pone un problema: chi può garantire che l’agente virtuale che sta effettuando l’acquisto sia davvero un rappresentante dell’azienda? E, più in generale, con quale mandato operano gli agenti, quale responsabilità hanno da un punto di vista legale? Come essere sicuri che l’ordine deciso da un agente sia accettato dall’azienda madre, visto che un agente dell’Intelligenza artificiale non può apporre una firma come un essere umano?

Tutte domande legittime che, in questa situazione, si pone inevitabilmente chi deve caricare un camion con la merce ordinata dall’agente dell’intelligenza artificiale.

È qui che una piattaforma come quella onboarding diventa lo strumento per una verifica dell’identità, firma elettronica e conservazione digitale a norma. Così la legittimità delle azioni di un agente virtuale possono essere assicurate via software, con la conferma che l’operazione è legittima e validata dall’azienda.

In sostanza, la trasformazione dettata dall’Intelligenza artificiale si articola in diverse soluzioni, che al momento non sono comprese né previste dalla maggior parte delle aziende, ma che diventeranno di uso comune quando (presto) l’Ai si trasformerà da campo sperimentale in concreto business per le aziende. E chi saprà approfittarne prima degli altri otterrà un concreto vantaggio.

L’indagine McKinsey: efficienza tra il 25% e il 40%

Attenzione: non si tratta di scenari di un prossimo futuro, ma di un cambiamento in pieno svolgimento. L’utilizzo degli agenti di intelligenza artificiale, in grado di comprendere il contesto, prendere decisioni e agire è l’inizio di una trasformazione profonda del processo di acquisti. Chi oggi riveste il ruolo di responsabile dell’ufficio acquisti di un’azienda potrebbe sentire fischiare le orecchie.

Secondo una recente indagine del colosso della consulenza McKinsey, l’aumento di efficienza collegato all’impiego strutturato di agenti varia dal 25 al 40%, in particolare grazie alla eliminazione delle attività transazionali ripetitive, come l’acquisto di un materiale che si ripete nel tempo.

Ma sarebbe sbagliato descrivere l’impatto dell’Intelligenza artificiale in azienda come una passeggiata trionfale. Far convivere professionisti e assistenti digitali per l’intero ciclo di acquisto non sarà semplice, come fotografa una recente analisi di McKinsey, una delle maggiori società mondiali di consulenza.

Quando un’azienda decide di sperimentare agenti di intelligenza artificiale in grado di comprendere il contesto, prendere decisioni e agire, anche se sotto la supervisione umana, compie di fatto il primo passo nella rivoluzione del procurement. L’aumento di efficienza, secondo gli analisti, è stimato dal 25 al 40%, a partire dalla eliminazione nei processi che utilizzano personale umano, come è avvenuto fino a oggi, di attività transazionali ripetitive, gestione di processi critici e anche decisioni strategiche.

In un’indagine della società di consulenza, due terzi dei responsabili acquisti nelle aziende di una certa dimensione oggi riportano direttamente al capo azienda o al responsabile dell’area finanza. Ma presto i nuovi agenti virtuali sapranno portare risultati che surclassano le decisioni del responsabile acquisti umano. Per esempio, è emerso nell’analisi, l’utilizzo dell’Ai consente di arrivare a -13% di costi sulle materie prime tramite modelli di metodi che permettono di stimare il prezzo migliore di un bene o servizio.

Per questo nelle grandi aziende il 40% delle funzioni procurement è stato già implementato o avviato con progetti pilota di intelligenza artificiale generativa: il potenziale risparmio finale è stimato nel 20%.

Supply chain, ESG e compliance: perché serve una piattaforma unica

Il tema, però, è riuscire a integrare automazione, data analytics e intelligenza artificiale in una piattaforma unifica per ridurre le complessità legate a supply chain, tematiche Esg, gestione del rischio e compliance normativa.

Per evitare conflitti uomo-macchina e non mandare in tilt gli investimenti, secondo Daniele Civini, head of sales Italy di Jaggaer, società americana che fornisce di tecnologia di automazione aziendale, «l’analisi dei dati porta a suggerimenti operativi e l’intelligenza artificiale contribuisce a segnalare problematiche specifiche su fornitori, mercato e settore di competenza, ma la persona resta centrale nelle scelte».

L’automazione dettata dall’Intelligenza artificiale, insomma, impatta meglio se si limita a ridurre il lavoro per le attività a basso valore aggiunto, mentre lascia all’umano l’ambito principale di applicazione della tecnologia, come lettura di contratti, procedure standard di certificazione, pre-validazione di contenuti, comparazioni.

Gli agenti digitali, in prospettiva, svolgeranno compiti per conto dell’utente, in veste di assistente virtuale per suggerire un’analisi o un’azione che, però, rimarrà in capo al responsabile del procurement.

Conclusione, l’Intelligenza artificiale nell’ufficio acquisti è utile, ma se è utilizzata in modo intelligente: capace di svolgere in autonomia la parte noiosa del lavoro e trasformarsi in segugio che sa individuare buoni affari sul mercato, lasciando al responsabile acquisti la decisione finale.