Intelligenza artificiale e gestione trasferte aziendali: come ridurre costi e inefficienze

Quanto costano le trasferte aziendali alle imprese italiane

Chiunque gestisca un’azienda sa che una delle voci che pesano sul bilancio è quella relativa alle spese sostenute per viaggi e trasferte. Una stima attendibile aggiornata al 2025 quantifica il costo dei viaggi aziendali in Italia in circa 34 miliardi di euro.

Ovviamente la spesa è differente da un’azienda e l’altra: dipende dallo standard adottato e dal tipo di servizi scelto per voli, rimborsi auto, hotel e ristoranti, che possono essere di diverso tipo e con un impatto differente sul bilancio.

In ogni caso, una delle voci che più incide è quella relativa alle tariffe intermediarie versata alle agenzie che organizzano gli spostamenti (di solito tra il 10 e il 15% per le commissioni sulle prenotazioni aeree), che sale al 15-20% per le Ota (Online Travel Agencies).

Deducibilità condizionata alla tracciabilità dei pagamenti

Per questo l’impatto a fine anno sui costi dell’azienda può essere notevole, anche se fiscalmente parzialmente deducibile. Le spese per trasferte dipendenti in bilancio finiscono nella voce Costi per il personale.

Ma dal 2025, la deducibilità è condizionata alla tracciabilità dei pagamenti. I rimborsi analitici fuori dal comune in cui ha sede l’azienda sono deducibili fino a 180,76 euro al giorno in Italia e 258,23 all’estero.

All’interno del comune, invece, le trasferte sono deducibili solo al 75%. Motivo per cui molte aziende adottano una politica restrittiva sugli spostamenti dei dipendenti, con missioni più brevi e ricerca di ottimizzare i costi. Ma in questo modo il rischio è quello di diminuire le occasioni di business offerte da incontri e contatti in presenza.

La tecnologia, però, viene in aiuto. Secondo una ricerca dell’Osservatorio Digital Innovation del Politecnico di Milano, oltre a essere fondamentale monitorare i costi indiretti (come le spese accessorie o forfettarie), occorre ridurre la spesa anche ricorrendo a soluzioni digitali per la gestione delle trasferte.

E questo perché la gestione delle spese di viaggio è spesso un’attività complessa: i dipendenti devono conservare scontrini, fatture e ricevute, trascrivere i dati e inviare tutto all’amministrazione. L’ufficio amministrativo, a sua volta, deve verificarne l’esattezza, controllare le informazioni fiscali e correggere eventuali errori o documenti illeggibili: un processo lungo e ripetitivo, soggetto a imprecisioni.

Ecco, insomma, uno degli ambiti in cui la tecnologia può offrire un aiuto concreto. Perché spesso nella gestione dei viaggi aziendali e delle note spese il vero problema non è la mancanza di strumenti, ma la frammentazione dei processi, tra attività manuali, controlli ripetuti e passaggi tra piattaforme diverse. Un punto su cui, per esempio, può intervenire l’Intelligenza artificiale.

Come l’intelligenza artificiale trasforma la gestione delle trasferte

Le soluzioni sono parecchie. Una, per esempio, è quella studiata dal colosso Sap, l’azienda leader nei gestionali. La sua idea consiste nell’integrazione tra Joule, l’assistente virtuale Ai di Sap, e Microsoft 365 Copilot.

La sinergia che scaturisce dall’uso dell’intelligenza artificiale consente ai dipendenti senza uscire dalle applicazioni che utilizzano ogni giorno di gestire attività come:

• la creazione e l’invio delle note spese,
• il caricamento delle ricevute,
• la verifica delle policy
• la prenotazione dei viaggi.

Questo consente di eliminare interruzioni operative e rendere i processi più fluidi, mantenendo coerenza e conformità.

C’è posto anche per l’utilizzo degli agenti, funzionalità dell’Ai incaricate di portare a termine attività e che sempre più prendono il posto delle app. Nel caso specifico, sempre per fare un esempio, è prevista l’evoluzione degli agenti, progettati per automatizzare le attività più ripetitive e migliorare l’accuratezza dei processi.

L’agente agisce come un assistente virtuale che crea automaticamente le note spese, aggiunge le transazioni e compila i campi sulla base del contesto e della cronologia dell’utente. Il dipendente deve solo verificare e confermare.

Insomma, non ci sono scuse né ritardi per presentare la nota spese ma, soprattutto, l’intelligenza artificiale introduce controlli già nelle prime fasi del processo, segnalando eventuali discrepanze prima dell’invio. E anche la raccolta delle ricevute viene semplificata, grazie a nuove modalità di acquisizione che permettono di inviarle in modo immediato, riducendo attività manuali e rischio di perdita dei documenti.

OCR e deep learning: la rivoluzione nella lettura delle ricevute

Le possibilità di migliorare i processi sono molte. Un’altra soluzione, per esempio, è quella proposta dalla Solari di Udine, azienda che utilizza strumenti come Aidas (Intelligent Automation of Solari Corporate Travel Expenses) che impiegano la tecnologia OCR (capace di trasformare il testo contenuto in un’immagine in un formato editabile come Word) e il deep learning per leggere, verificare ed elaborare automaticamente le ricevute, eliminando l’inserimento manuale e riducendo gli errori amministrativi.

Anche in questo caso il sistema introduce l’Intelligenza artificiale nella gestione delle spese di viaggio aziendali, trasformando un processo tradizionalmente manuale in un flusso di lavoro digitale

In questo caso il dipendente fotografa le ricevute direttamente dal proprio smartphone. Le immagini sono elaborate tramite modelli neurali avanzati e il sistema riconosce automaticamente importi, date, dettagli fiscali, numeri di partita Iva e altri dati rilevanti. Infine, viene generato un Pdf pronto all’uso per la rendicontazione delle spese, senza bisogno di trascrizione manuale.

La semplificazione dei processi interni

Il motivo per cui un’azienda potrebbe decidere di utilizzare questo o un’analoga soluzione di intelligenza artificiale è anche la semplificazione dei meccanismi interni all’impresa:

«Se un processo richiede troppi passaggi, le persone lo aggirano. Il valore dell’intelligenza artificiale sta nel togliere complessità e rendere i flussi naturali. Quando i sistemi lavorano in modo coerente e automatico, migliorano sia l’esperienza delle persone sia il controllo per l’azienda», commenta Andrea Piccinelli, head of Sap Concur Italia.

Tra le innovazioni che l’Ai può introdurre c’è anche la gestione delle policy adottate dall’azienda in materia di spese, specialmente se si tratta di un’impresa con molti dipendenti sparsi in diverse sedi. Nuovi strumenti basati su Ai permettono agli amministratori di creare e aggiornare regole utilizzando il linguaggio naturale o caricando direttamente i documenti aziendali, da cui il sistema genera automaticamente le configurazioni. Questo rende più veloce un’attività tradizionalmente complessa e riduce il rischio di incoerenze.

Pianificazione intelligente dei viaggi aziendali

Tutto questo sul lato amministrativo e gestionale. Ma non va dimenticato quello che è il costo iniziale: la trasferta. L’uso dell’intelligenza artificiale può servire anche alla pianificazione dei viaggi.

Nel caso di Sap, per esempio, i team commerciali possono organizzare le trasferte legate agli incontri con i clienti direttamente all’interno dei propri flussi di lavoro: il sistema riconosce il contesto della visita e propone automaticamente opzioni di viaggio coerenti con le preferenze e le policy aziendali, eliminando la necessità di gestire processi separati.

Senza contare che attraverso l’attivazione degli agenti l’Ai può organizzare autonomamente prenotazione, la gestione dei viaggi, creare i documenti necessari, ottenere ricevute o conferme in itinerari strutturati, sempre mantenendo elevati standard di sicurezza e privacy.

Infine, l’agente dell’intelligenza artificiale può mantenere informato il viaggiatore con aggiornamenti in tempo reale su potenziali disservizi che possono impattare l’intero itinerario.

Insomma, tutte soluzioni che guidano i dipendenti nei viaggi di lavoro, spostano le spese autorizzate direttamente nelle note previste e automatizzano l’approvazione delle fatture. Con l’integrazione di dati quasi in tempo reale e all’utilizzo dell’intelligenza artificiale per analizzare le transazioni, le aziende possono vedere cosa stanno spendendo, migliorare la conformità ed evitare possibili punti ciechi nel budget.

I vantaggi economici dell’intelligenza artificiale nelle trasferte

In definitiva, per un’azienda adottare e adattare l’Intelligenza artificiale al controllo delle spese di trasferta consente un risparmio sui costi grazie all’analisi predittiva che individua i periodi di maggiore domanda, aiutando le aziende a evitare prezzi elevati e a ottimizzare i budget di viaggio.

Ma anche maggiore efficienza: l’automazione di attività ripetitive come la rendicontazione delle spese e la pianificazione dei viaggi consente ai dipendenti di concentrarsi sulle proprie responsabilità principali.

Infine, non va sottovalutata un’esperienza di viaggio migliorata, grazie a consigli personalizzati e supporto immediato e automatizzato durante i viaggi migliorando l’esperienza complessiva dei dipendenti, senza contare i vantaggi di una maggiore visibilità sulla spesa per i viaggi, consentendo di prendere decisioni strategiche più efficaci in merito ai programmi aziendali.