L’inventario è una pratica diffusa in tutte le aziende, necessaria per riuscire ad avere un controllo puntuale sullo stato delle giacenze nel magazzino. Con questa attività si riscontrano i disallineamenti tra la giacenza fisica e quella contabile al fine di non generare errori come lo stock-out (mancanza di materiale a scorta), alti valori delle giacenze, ordini ripetuti o solleciti al fornitore non dovuti.
La teoria direbbe che l’inventario è un’attività a non valore aggiunto, in quanto corregge o a controlla gli errori. In un magazzino perfetto gli errori non dovrebbero verificarsi e di conseguenza l’inventario potrebbe essere non fatto. Purtroppo, la realtà dei fatti è lontana da quanto afferma la teoria, per cui è necessario periodicamente fare un controllo sullo stato delle giacenze.
Esistono alcune procedure per realizzare l’inventario. La prima, e quella più conosciuta, è il rilievo e il conteggio di tutto il materiale presente a magazzino. Tale pratica è molto impattante e costosa: richiede molto tempo, molte persone da dedicare al rilievo e, soprattutto, deve essere fatta con il magazzino fermo, quindi in periodi di chiusura. La frequenza di questi conteggi può variare da un minimo di una volta fino a più volte all’anno.
Un’ulteriore procedura, migliorativa rispetto al primo metodo, è la realizzazione di un inventario perpetuo: si riferisce al conteggio di solo una piccola parte di articoli presenti nel magazzino, ma tale controllo è fatto quotidianamente. Gli articoli sono diversi di volta in volta e si dà priorità a quegli articoli che hanno una rotazione maggiore.
Tale metodo ha un costo molto inferiore al primo, può essere fatto da poche persone, impiega poco tempo, anche se è ripetuto frequentemente. Un ulteriore vantaggio è la possibilità di intercettare errori ed essere in grado di identificare e correggere la causa che li ha generati.
Nel caso di un controllo l’anno, diviene praticamente impossibile risalire al motivo per cui la giacenza fisica di un articolo è differente dalla giacenza contabile. Con riferimento all’inventario perpetuo, la pratica suggerisce di contare più spesso:
• gli articoli che hanno un valore maggiore,
• gli articoli prelevati più frequentemente
• gli articoli che nel passato hanno avuto maggiori rettifiche inventariali
La statistica afferma che il numero di articoli che posseggono queste caratteristiche sono limitati, infatti la regola di Pareto stabilisce che l’80% dei movimenti è fatto sul 20% degli articoli a magazzino.
Come ultimo suggerimento operativo è opportuno non dire mai a chi deve contare quale dovrebbe essere la quantità da trovare. Si tratta di fare dei conteggi alla cieca (blind counts) per non innescare un comportamento polarizzato, dove colui che conta potrebbe essere portato a convincersi che il numero dichiarato nel database è quello corretto, mettendo in discussione la sua qualità di conteggio.
di Andrea Payaro, docente, esperto del ministero dello Sviluppo Economico – Ice (da YouTrade n. 138)
