Molte aziende attribuiscono il loro successo nel mercato alla loro flessibilità. Diviene necessario comprendere, però, che tale parola spesso è un generatore di costi e disorganizzazione.
Il vero significato di flessibilità è la capacità di rispondere al mercato velocemente, di adattarsi alle nuove esigenze dei clienti in tempi rapidi non andando a penalizzare la marginalità. Per questo, l’azienda deve essere flessibile, ma al tempo stesso deve garantire efficienza ed efficacia ai processi.
Capita, però, che alcune realtà adottino procedure flessibili senza valutare opportunamente le conseguenze che esse possono generare.
Uno, tra gli errori commessi, è il tentativo di permettere al cliente di modificare l’ordine fino all’ultimo momento, aggiungendo o eliminando righe o modificando quantità. Questo comportamento è sicuramente un generatore di costi.
Un ordine non chiuso significa che fisicamente il materiale viene depositato in un’area in attesa del momento in cui l’imballo verrà terminato e verranno generati i documenti per il trasporto.
Due sprechi che si possono mettere in evidenza sono lo spazio e il tempo. Sarà necessaria, infatti, un’area dove depositare temporaneamente il materiale che dovrà essere rilavorato (ripreso per la chiusura dell’imballo, per esempio). Per quanto riguarda il tempo, sarà necessario portare il materiale nella zona di attesa, per poi essere ripreso e consolidato. Anche in questo caso si generano attività inutili e ripetute.
Se, poi, la posizione in cui il materiale è stato depositato non è ben definita, quando sarà il momento di spedire, il materiale dovrà essere cercato. Ad aggravare il tutto, un cambiamento richiesto dal cliente potrebbe aver bisogno di un cambio del packaging.
Per spiegare quest’ultima situazione, se il nuovo articolo non può essere contenuto nell’imballo precedentemente adottato, è necessario togliere quanto inserito per poi riposizionarlo in uno nuovo.
L’ordine modificato all’ultimo momento, infine, potrebbe non essere compatibile con il trasporto pianificato, magari per un eccesso di peso o di volume. Questa situazione costringerà a generare un trasporto parziale o aggiuntivo e, magari, alla pianificazione di un trasporto urgente, con conseguente aumento dei costi.
Quali soluzioni? Intanto è necessario sottolineare che la flessibilità non deve essere la causa di generazione di costi. Dal punto di vista operativo, sarà necessario chiudere l’ordine nel momento in cui parte il prelievo. In tal caso l’operatore sarà in grado di determinare il corretto imballo da usare, lo chiuderà e lo depositerà nell’area destinata alla spedizione.
Tale procedura sarà fatta in meno tempo, non ci saranno tempi dedicati alla ricerca, cambi all’ultimo di imballo e il trasporto verrà realizzato in modo efficiente, senza dovere generare parziali o trasporti urgenti.
di Andrea Payaro docente, esperto del ministero dello Sviluppo Economico – Ice (da YouTrade n. 127)
