I magazzini, per essere ben organizzati, devono evitare alcune attività che costituiscono fonte di spreco o inefficienza. I processi vanno quindi costantemente monitorati e si devono continuamente avviare azioni di miglioramento.
Proprio per identificare gli sprechi, si suggerisce di fare attenzione alle attività realizzate nel magazzino e valutare se le procedure prevedono una o più delle seguenti categorie, riassumibili in cinque parole chiave.
1. Cercare. In un magazzino gli operatori non devono cercare né i materiali né le posizioni o gli spazi. Ciò che serve deve essere trovato senza alcun problema e per questo i dispositivi legati alle tecnologie dell’informazione e della comunicazione e i sistemi di gestione (Wms, Warehouse Management System) costituiscono un validissimo supporto per guidare gli operatori alle posizioni in cui sono ubicati i materiali da prelevare o le posizioni doveposizionare la merce.
2. Spostare. Il materiale nei magazzini deve essere movimentato, ma il concetto di spostamento è diverso. In questo contesto spostare significa muovere il materiale per dare accesso ad altro materiale o per accedere a degli spazi. Un parametro interessante da valutare nei magazzini è il numero di volte che si tocca un prodotto dal momento in cui entra fino a quandoè definitivamente utilizzato o spedito. Chiaramente, tale valore deve essere il più ridotto possibile. Se un materiale deve essere spostato per accedere ad altro materiale, in questo caso si perde tempo e si dedicano delle risorse ad attività a non valore, quindi si genera uno spreco.
3. Chiedere. Le procedure devono essere semplici, chiare e condivise tra tutti gli addetti nel magazzino. Un addetto non dovrebbe (se non in condizioni eccezionali) chiedere a qualche collega informazioni per portare a termine una procedura. Questo si verifica se le procedure sono complesse oppure se non sono standard e condivise. Anche in questo caso le prestazioni di magazzino si riducono e i costi di gestione salgono. Ogni azienda deve puntare a realizzare delle attività semplici, efficienti ed efficaci con personale opportunamente formato.
4. Rompere. I danneggiamenti di materiale in alcune realtà sono all’ordine del giorno. Il materiale viene danneggiato o per attività poco curate da parte degli operatori o per l’utilizzo di strumenti non adeguati o per gli spazi non idonei. I danni sono un costo diretto. L’analisi dell’origine dei problemi può costituire un primo passo verso la realizzazione di ambienti sicuri.
5. Dipendere. Spesso di fronte a delle domande gli operatori rispondono con «dipende». La parola dipende è portatrice di costi e inefficienze, in quanto mette in evidenza la mancanza di uno standard o il libero arbitrio. Quando i flussi operativi non sono progettati correttamente ogni area cerca di ottimizzare le proprie attività, ma spesso l’ottimo realizzato in un reparto può costituire un costo per un altro reparto. Se gli addetti allo scarico possono scegliere liberamente dove mettere il materiale (pallet o gabbia), questi scelgono la gabbia in quanto è più facile da gestire. Purtroppo questa scelta rende molto più complesse le fasi di stoccaggio e prelievo. Ora la determinazione del pallet o gabbia non è lasciata al libero arbitrio dell’operatore, ma deriva dall’implementazione di un algoritmo.
In conclusione, la gestione di un magazzino deve essere organizzata puntando ad attività semplici, condivise, realizzate in un ambiente in cui le persone vengono formate su ciò che devono fare per operare in sicurezza.
di Andrea Payaro docente, esperto del ministero dello Sviluppo Economico – Ice (da YouTrade n. 124)
